Tijdstudies met ACIM
Administratieve en service omgeving
Zonder normen is het moeilijk om de opportuniteiten ter verbetering te identificeren en te kwantificeren. Iedere verantwoordelijke medewerker wil deze kennen.
Waarom moet je tijdstudies van ACIM gebruiken?
Met ACIM bieden wij de mogelijkheid om tijdstudies op een kostenvriendelijke manier te organiseren. Sectoren zijn o.a. verzekeringen, banken, engineering, sales, labo, marketing, administraties.
- Web-based : snel en eenvoudig in gebruik.
- Duidelijke dagelijkse rapporten die inzicht verschaffen.
- In vijf minuten is uw personeel opgeleid om hiermee aan de slag te gaan.
- En dit kan u volledig zelf doen met minimale externe ondersteuning.
- Hoeveel tijd uw sales mensen spenderen aan sales activiteiten.
- Het aantal problemen per dag/week waar de afdeling mee te maken krijgt.
- Welke klanten u het meeste kosten en waarom.
- Welke taken de meeste tijd in beslag nemen en hoeveel dit kost.
- Hoeveel tijd uw laboanalyse in beslag neemt.
- Welke taken winstgevend of verlieslatend zijn.
- Hoe schommelingen in werkvolume een invloed kunnen hebben op uw effectieve bezetting (scenario).
- Of taken binnen het team evenwichtig verdeeld zijn.
Verbetermogelijkheden zijn:
- Een betere balans in de werkbelasting van al uw medewerkers realiseren.
- Taken die geen waarde opleveren en/of te veel kosten elimineren en reduceren.
- Fouten zichtbaar maken en aldus structureel aanpakken.
- Betere inschatting van de mensen die we effectief nodig hebben (manloading/staffing).
- Oplijsting van de taken waar we meer op moeten focussen.
- Oplijsting van de taken die de grootste added value opleveren.
Onze aanpak
Wij bepalen de scope van uw project. Dit kan gaan over kostreductie, staffing, fouten verminderen, doorlooptijd dossiers verminderen. Wij stellen deze activiteiten op in een Excel template. Bereik van 1 tot 1000 medewerkers. Wij garanderen een 5 minuten-training van uw personeel. Gegevens in real-time monitoren en verzamelen. U heeft directe toegang tot alle opgeslagen gegevens zoals samenvattende rapporten. Elke morgen ontvangt u een activiteiten rapportage van de vorige dag. Deze kan u verder verfijnen afhankelijk van uw noden.
Logging
Gedurende enkele weken (3 à 4) verzamelen de medewerkers zelf de nodige informatie binnen de scope. Met ACIM hoeven zij hiervoor nauwelijks een inspanning te leveren.
- Registratie fouten gedurende 1 maand.
- Voorbeelden zijn
- Engineering, order entry, design fouten, materiaal fouten, dossier fouten.
- Verkeerde levering, polis- of andere nummers, adressen.
- Registratie van gewerkte tijd per klant, per proces, product, dossier, polis.
- Registratie value add/ non value add
- Bepalen doorlooptijd dossiers
Sampling/Steekproefsgewijs
Tijdsnormering voor (bepaalde) activiteiten bepalen:
- Bepalen scope.
- Meten van de taken/processen.
- Bepalen op basis van statistische zekerheidsgraad hoe vaak we dit moeten meten.
- Aan de slag met meten door medewerkers.
- Regelmatige besprekingen/bijsturing met medewerkers.
- Na deze metingen hebben we onze tijdsnorm.
- Beslissingen en acties bepalen resultaat.